A estrutura de PMO prova-se cada vez mais necessária à sobrevivência das organizações. Lidar com os desafios de mercados cada vez mais complexos e competitivos, demanda respostas ágeis e assertivas.
Considerando isso, o Project Management Office ou “Escritório de Projetos” surge para ordenar o caos, apoiando as organizações na gestão e execução de projetos de forma coordenada, sistemática e eficiente.
A seção Visão Geral da plataforma visa disponibilizar ao leitor, uma introdução sobre os principais aspectos do PMO – Project Management Office, utilizando uma linguagem simples e de fácil compreensão.
Ao final dessa leitura, você estará apto(a) a compreender os seguintes tópicos:
- O que é PMO;
- Conceito básico de Projeto;
- O que faz o PMO.
Seja bem-vindo(a) e boa leitura!
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O QUE É PMO?
PMO ou Project Management Office é a área, célula ou departamento de uma empresa que faz a gestão dos projetos corporativos.
Não é raro ouvir que alguém é o PMO de um projeto.
– Quem é o PMO do projeto?
– É o(a) fulano(a) de tal.
Conceitualmente, isso não é correto. Quando alguém se refere à outra pessoa como PMO, na verdade está querendo dizer que a pessoa lidera o projeto.
O que é um projeto?
Para se ter a compreensão adequada do que é o PMO, é muito importante ter claro o conceito de projeto na cabeça.
De acordo com o PMI – Project Management Institute, o termo projeto designa:
“O esforço temporário executado com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único”.
De imediato então, já se identifica duas características fundamentais de um projeto:
- Temporário: Tem início, meio e fim; e
- Resulta em algo: Em outras palavras, tem um propósito que deseja atingir.
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O QUE FAZ O PMO?
Gerenciar projetos, a princípio parece algo muito abrangente.
Uma das definições de gerenciar encontradas no dicionário Cambridge é:
“Controlar ou organizar alguém ou algo, especialmente em um negócio.”
Existem dois níveis de gerenciamento: Micro e Macro.
No nível macro, são tratados aspectos mais estratégicos do que se pretende gerir. Trata-se de olhar para resultados conjuntos e não individuais. Corresponderia ao piloto de um avião, ele observa se o clima está favorável, se não há conflito militar na rota traçada, se a manutenção da aeronave foi feita e coisas do tipo.
Já no micro gerenciamento, são justamente os detalhes e nuances que são trabalhados. O esforço é muito mais operacional do que estratégico. No exemplo anterior, corresponderia a toda a equipe de voo. Aspectos como, verificar se há fone de ouvidos em todos os assentos, se os encostos foram trocados, se a quantidade de comida atende a quantidade de passageiros embarcados e afins.
No que tange a projetos, o PMO faz os dois tipos de gestão.
PMO e o Macro Gerenciamento
Projetos demandam esforços, o que em uma organização significa dinheiro, força de trabalho e recursos.
Na física, duas forças iguais aplicadas em direções opostas têm efeito nulo e na mesma direção efeito dobrado.
Tal analogia, pode ser aplicada aos projetos de uma empresa.
Observe o exemplo a seguir:
Se uma força puxa a cadeira para a esquerda e a outra para a direita, a cadeira tende a ficar imóvel.
Quando duas forças agem no mesmo sentido, entretanto contrário ao objetivo planejado, a cadeira seria afastada do local que se deseja colocá-la.
Já duas forças ordenadas na direção correta, se complementariam e atingiriam o objetivo com mais facilidade.
Com projetos, e em se tratando de resultados, é a mesma coisa.
Porém há um agravante. Lembra que esforço em uma empresa basicamente significa dinheiro? Pois é.
No primeiro cenário, a empresa investiria em dois projetos para simplesmente não sair do lugar. O segundo cenário é ainda pior, gastos em dois projetos para se afastar ainda mais de seus objetivos.
Quando cada departamento planeja e executa seus projetos de forma isolada dentro de uma organização, é muito comum ocorrer o cenário 1 e 2.
O PMO, vem justamente para macro gerenciar os projetos. Centralizando as decisões, consolidando resultados e contribuindo para melhores decisões. Um PMO eficiente evita:
- Projetos desalinhados à estratégia da administração;
- Duplicidade de projetos;
- Surgimento de projetos detratores, ou seja, que destroem valor;
- Projetos irrelevantes, que não criam valores que os justifique.
Lembre-se, recursos são limitados e devem ser bem investidos. É uma questão vital em muitos mercados.
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PMO e o Micro Gerenciamento
As atividades de micro gerenciamento estão relacionadas aos três fundamentos básicos do PMO:
Apoio
O PMO dá apoio as demais áreas da organização. A contribuição do Escritório de Projetos, ocorre de várias formas, como por exemplo:
Conhecimento: O PMO age como agente multiplicador das melhores técnicas de gestão de projetos.
Engajamento: Define responsabilidades e atribuições das pessoas e áreas que precisam participar de um projeto para que ele tenha êxito.
Recursos: Disponibiliza recursos tecnológicos, conhecimento e força de trabalho, necessários a cada projeto.
Comunicação: Centraliza o processo de reporte à alta administração da empresa.
Visibilidade: Consolida o resultado dos projetos.
Treinamentos: Treina colaboradores da organização em assuntos relacionados a gestão de projetos.
Supervisão
Supervisiona toda a cadeia de gestão de projetos.
Tal supervisão ocorre a nível individual de projetos e visa garantir: qualidade, prazo, condições e resultados.
Controle
A execução de projetos, pressupõe controles mínimos. Fica então sob responsabilidade do PMO a execução de auditorias a fim de:
- Identificar fraudes financeiras;
- Identificar gastos não autorizados;
- Garantir a padronização dos projetos;
- Assegurar a aplicação das melhores práticas.
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